Den finska dataskyddslagen (5 december 2018/1050) definierar villkoren för behandling av personuppgifter för akademiska uttrycks- och forskningsändamål och kan begränsa vissa av den registrerades rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

4 Varifrån får vi uppgifter?

Vi får information främst från följande källor: dig själv, auktionshus, befolkningsregister, myndigheter, leverantörer av kontaktinformationstjänster och andra liknande tillförlitliga källor.

För de ändamål som beskrivs i detta integritetsmeddelande kan personuppgifter också samlas in och uppdateras från offentligt tillgängliga källor och baserat på information från auktionshus, nuvarande eller tidigare ägare av konstverk, myndigheter eller andra tredje parter inom ramen för gällande lagar och förordningar. Sådan uppdatering av uppgifter sker manuellt eller på automatiserad väg.

Vi behandlar följande personuppgifter i samband med registret över närstående parter: 

Grundläggande information om närstående parter, såsom namn, socialförsäkringsnummer och ställning i företaget.

Familjemedlemmar såsom make/maka eller barn

Kontroll och tillhörande information såsom företagsnamn, organisationsnummer, adress, kontrollgrund och påverkansgrund.

Föremål och parter i transaktioner med närstående parter

Andra eventuella uppgifter som är nödvändiga för att använda registret.

5 Varifrån får vi uppgifterna?

Personuppgifter samlas i princip in från den registrerade själv. Vi upprätthåller registret på grundval av anmälningar från närstående parter. En begäran om att fylla i anmälan om närstående skickas till den närstående en gång om året.

6 Till vem lämnar vi ut uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi kan avslöja personuppgifter i den utsträckning som tillåts och krävs enligt tillämplig lagstiftning. Uppgifter i registret över närstående parter lämnas ut till revisorerna och publiceras i stiftelsens årsredovisning i enlighet med lagens krav.

Vi använder underleverantörer för IT-hantering som behandlar personuppgifter för vår räkning. Vi har säkerställt att personuppgifter skyddas genom att ha dataskyddsavtal med underleverantörerna för behandling av personuppgifter. Det datasystem som vi använder för att skapa och underhålla kataloger tillhandahålls till exempel av en extern tjänsteleverantör, på vars administrerade och säkrade server personuppgifterna lagras.

När du besöker vår webbplats kan din IP- och webbläsarinformation avslöjas till tredjepartstjänsteleverantörer via cookies och även överföras utanför EU/EES i samband med dessa tjänster. I dessa fall ser vi till att lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med GDPR används vid dataöverföringar. Läs mer om vår cookiepolicy på den tilldelade sidan. I övrigt överförs inte personuppgifter utanför EU/EES.

De IT-system och molntjänster som vi använder kan göra det möjligt för tjänsteleverantören att få tillgång till uppgifter från länder utanför EU/EES vid t.ex. teknisk support. Om personuppgifter behandlas utanför EU eller EES ser vi till att underleverantören förbinder sig att vidta de skyddsåtgärder som krävs enligt den allmänna dataskyddsförordningen, t.ex. EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7 Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Endast de av våra anställda som på uppdrag av sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter har rätt att använda systemet med personuppgifter. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta lokaler och kan endast nås av vissa i förväg utsedda personer.

Som en del av underhållet av katalogens raisonné-publikationer på nätet lagrar vi äganderättsuppgifter för konstverk. Om du har gett oss ditt otvetydiga samtycke kan vi publicera dina äganderättsliga uppgifter. I så fall kan du när som helst begära att vi raderar dessa uppgifter från de offentliga registren. I annat fall kommer alla ägaruppgifter att hållas strikt konfidentiella.

Vi bedömer regelbundet behovet av datalagring med hänsyn till tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att inga oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras i registret med hänsyn till syftet med behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Lagring och bortskaffande av personuppgifter bestäms av tillämplig lagstiftning. Personuppgifter i registret över närstående bevaras i sex år från och med dagen för registreringen.

8 Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Du har rätt att ta del av de personuppgifter som finns i registret om dig själv och rätt att begära att uppgifterna rättas eller raderas. Om du har tillgång till dina uppgifter kan du själv redigera dem. I den mån behandlingen grundar sig på samtycke har du också rätt att återkalla eller ändra ditt samtycke. Att återkalla ditt samtycke påverkar inte lagligheten av behandlingen före återkallandet av samtycket.

Du har rätt att motsätta dig eller kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas och att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Av skäl som rör din särskilda situation har du också rätt att invända mot annan behandling när den rättsliga grunden för behandlingen är legitimt intresse. I samband med din begäran ska du ange den särskilda situation som ligger till grund för din invändning mot behandlingen. Vi kan avslå begäran om invändning endast på rättsliga grunder.

Observera att när vi behandlar dina personuppgifter på grundval av akademiska uttryck kan dina rättigheter som registrerad person begränsas enligt den finska dataskyddslagen (5 december 2018/1050).

9 Vem kan du komma i kontakt med?

Alla kontakter och förfrågningar som rör denna integritetspolicy ska lämnas skriftligen eller personligen till den person som nämns i avsnitt två (2).

Se även avsnittet om cookiepolicy.